ゲスト欠席・キャンセル料の不安解消！【費用を最小限に抑える】方法

結婚式直前にゲストから欠席の連絡が来ると、

と、費用面で不安を感じる新郎新婦さまも多くいます。

実は、ゲストが急に欠席になった場合、時期やアイテムによってキャンセルしないほうが良いアイテムもあるんです。

そこで今回は、12年のウェディングプランナーが現場を見てきた経験から、この直前のゲスト欠席において、新郎新婦さまが損を最小限に抑えるために取るべき判断を解説します。

急なキャンセルが出てしまうと気持ち的にも落ち込んでしまう方も多いかと思いますが、ぜひ最後まで読んでいただき、スッキリとした気持ちで結婚式当日を迎えていきましょう！

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ゲスト欠席の連絡が来たら即座に確認すべきこと

キャンセル料のデッドライン

ゲスト欠席によるキャンセル料は、『挙式の何日前か』を基準に発生します。

費用を最小限に抑えるためには、このデッドラインを把握し、即座に行動することが最重要になります。

契約書に記載されているキャンセルポリシーは会場によって異なりますが、キャンセル料の目安は以下のように設定されていることが多くなります。

時期（挙式日から）	割合
30日〜21日前	30%〜50%
20日〜8日前	50%〜80%
7日〜前日	80%〜100%
当日	100%

キャンセル料はアイテムによって発生する時期が異なることもあるので、必ず式場側にアイテム別のデッドラインを確認をしてからキャンセルをするかしないかの判断をすることが重要になります。

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ゲスト欠席でのアイテム別キャンセル料

アイテムごとにキャンセル料の発生が異なる理由

ゲスト欠席によるキャンセル料は、アイテムによって発生する時期が異なることがあります。

式場によってデッドラインも変わってきますが、以下が大まかな例になります。

項目	キャンセル料がかかる理由	デッドラインの目安
料理	食材の仕入れ、専門調理師の確保、仕込みが始まるため。	7日〜14日前から発生
引出物	ゲスト数に合わせて個別発注し、包装・熨斗がけが完了するため。	14日〜21日前から発生
装花（テーブル装飾）	生花の仕入れ、フローリストの人件費が発生するため。	14日〜21日前から発生
会場費	ゲスト数に関わらず、その日の売上が失われる（逸失利益）ため。	契約後１週間後から発生

※この割合はあくまで目安であり、必ずご契約内容をご確認ください。特に直前（7日前〜当日）のゲスト欠席によるキャンセル料は、ほぼ80〜100%発生すると認識しておきましょう。

アイテム別！ゲスト欠席時の対応策

損を抑えるための秘訣

ここからは、ゲスト欠席によって発生する主要なアイテムの費用について、具体的な対応策を解説します。

ゲスト欠席でキャンセルが必要になる主なアイテムは以下の3つになります。

キャンセルアイテム①料理・ドリンク

キャンセル料発生日を過ぎたらキャンセルしない

料理代は、直前のゲスト欠席ではキャンセル料が100%が発生するケースがほとんどです。（食材の発注や仕込みの都合上）

そこで、費用を無駄にしないための判断は以下の通りになります。

キャンセルアイテム②引出物

キャンセルせず郵送が合理的

引出物も直前ではキャンセル料が発生することがほとんどになります。

そのため、キャンセルするよりは欠席したゲストに後日渡すの方が合理的になります。

キャンセルアイテム③ペーパーアイテム

修正・再印刷はムダな出費になる

席次表や席札は、挙式1週間前には最終印刷に入っています。

そのため、欠席のゲストの名前を消すとなると再印刷代がプラスで発生してしまいます。

ゲスト欠席の賢いアイテム活用術

内祝いとしても贈れるカタログギフト

前述の通り、ゲスト欠席が出た場合でも、ご祝儀をいただく可能性が高いため、引き出物はキャンセルせずに後日お渡しするのが最善です。

しかし、ここで一つ、プランナーとして費用と手間を有効活用する提案があります。

1. 引き出物の「ムダ」をなくす最終チェック

もし、欠席者への引出物を手配する際に、

という悩みがある場合、最終段階でカタログギフトに変更できるかを確認してみてください。特に遠方のゲストの場合、引出物が大きいと送料は意外な出費になります。

2. 郵送が必要なゲストには「カタログギフト」が最適解である理由

既に引出物を発注してしまっている場合は変更が難しいですが、もしもキャンセル料がまだ発生しないあるいはまだ納品されていない段階であれば、欠席者分だけでもカタログギフトに変更することで、「送料と手間のムダ」をなくすだけでなく、「欠席ゲストへの配慮」を示すことができます。

【プランナーが勧めるカタログギフトの決定的なメリット】

欠席ゲストに配慮しつつ、費用の無駄も抑えたい方は、ぜひカタログギフトへの切り替えも検討してみてください。

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ゲスト欠席でも届いたご祝儀への対応

内祝いとカタログギフトの活用

ゲスト欠席があった場合でも、後日ご祝儀や祝福の品を郵送してくださるケースは多くあります。

この場合の対応は、結婚式後の重要なマナーです。

1. ご祝儀をいただいた場合の内祝いルール

• 対応： ゲスト欠席されても、ご祝儀をいただいた場合は、「内祝い（お返し）」を贈るのがマナー。
• 相場： いただいたご祝儀の半額〜3分の1を目安に品物を選びます。

2. 内祝いは「カタログギフト」が最適である理由

内祝いを選ぶ際、相手の好みがわからなかったり、遠方で郵送が必要な場合は、カタログギフトが最も適しています。

【プランナーのおすすめ理由】

• 手間と送料の削減： 重い品物を一つ一つ送る手間や送料を削減できます。特に電子カタログ対応のギフトであれば、ゲスト欠席による郵送の手間を大幅に軽減できます。
  
• 失敗がない： ゲストが自分で好きなものを選べるため、失敗がありません。

ゲスト欠席への内祝いは、感謝の気持ちを確実に伝えるための最後の仕上げです。失敗しないカタログギフトを検討しましょう。

ゲスト欠席・キャンセル料の不安解消！【費用を最小限に抑える】方法まとめ

欠席ゲストにも慌てず対処しよう

いかがでしたでしょうか。

欠席ゲストが急に出ると、気持ちが落ち込んでしまったり、変更でバタバタと焦ってしまいますが、落ち着いて対処して満足度の高い結婚式を挙げていきましょう！